Privacyverklaring

Véora Group B.V., handelend onder de naam Véora, biedt een digitaal zorgprogramma voor gewichtsbeheersing met GLP-1-medicatie. Wij vinden uw privacy belangrijk en doen er alles aan om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en overige toepasselijke Nederlandse en Europese regelgeving.

De verklaring is van toepassing op alle bezoekers van joinveora.com, op alle gebruikers van onze dienst en op alle patiënten in ons behandelprogramma. Zij omvat de medische intake, de behandeling, het patiëntendashboard en alle bijbehorende communicatie.

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Véora Group B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG voor de verwerking van persoonsgegevens via onze dienst.

1.2 Functionaris voor gegevensbescherming

Omdat wij op grote schaal bijzondere persoonsgegevens over gezondheid verwerken als kernactiviteit, hebben wij op grond van artikel 37 lid 1 onder c AVG een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op onze naleving van de privacywetgeving en fungeert als aanspreekpunt voor u en voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect tot een levend persoon herleidbaar zijn. Voorbeelden zijn uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, IP-adres en gezondheidsgegevens.

Gegevens over uw gezondheid vallen onder de categorie bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Voor de verwerking daarvan gelden strengere regels. Wij mogen deze gegevens alleen verwerken op basis van een specifieke rechtsgrond, zoals de verlening van gezondheidszorg onder verantwoordelijkheid van een BIG-geregistreerde arts, gebonden aan het medisch beroepsgeheim.

Voor elke verwerking van uw persoonsgegevens baseren wij ons op een rechtsgrond uit de AVG. Hieronder geven wij de belangrijkste rechtsgronden weer die wij gebruiken. Per verwerkingsactiviteit in hoofdstuk 4 geven wij aan welke rechtsgrond van toepassing is.

Artikel 6 AVG — algemene persoonsgegevens

• Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b) — voor het leveren van onze dienst, het beheren van uw account, uw abonnement, en de communicatie die daarbij hoort.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c) — voor bijvoorbeeld fiscale administratie, het voldoen aan meldplichten en het uitvoeren van verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f) — voor bijvoorbeeld noodzakelijke analytics, fraudepreventie, beveiliging, productverbetering en beperkte directe communicatie met bestaande klanten.
• Toestemming (artikel 6 lid 1 onder a) — voor niet-noodzakelijke cookies en marketing aan niet-klanten. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

Artikel 9 AVG — bijzondere persoonsgegevens over gezondheid

• Gezondheidszorg onder verantwoordelijkheid van een zorgprofessional (artikel 9 lid 2 onder h, in samenhang met de WGBO en Wkkgz) — dit is de primaire rechtsgrond voor de verwerking van uw medische gegevens in het kader van de behandeling. De betrokken BIG-geregistreerde arts is gebonden aan het medisch beroepsgeheim.
• Uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a) — indien wij in de toekomst optionele verwerkingen aanbieden die buiten de directe zorgverlening vallen (bijvoorbeeld vrijwillige deelname aan onderzoek of een patiëntencommunity), vragen wij hiervoor afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming. Op dit moment vindt dergelijke verwerking niet plaats.
• Instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9 lid 2 onder f) — in het uitzonderlijke geval dat dit nodig is om onze juridische belangen te verdedigen.

In dit hoofdstuk beschrijven wij per verwerkingsactiviteit welke gegevens wij verwerken, voor welk doel, op welke rechtsgrond, uit welke bronnen de gegevens komen en met wie wij ze delen. Deze structuur sluit aan bij artikel 13 en 14 AVG.

4.1 Wanneer u onze website bezoekt

Categorieën persoonsgegevens

• IP-adres, browsertype, besturingssysteem en apparaatkenmerken
• Bezochte pagina's, sessieduur, verwijzingsbron
• Technische gegevens via cookies en vergelijkbare technologieën

Verwerkingen

• Aanbieden en optimaliseren van de website
• Product- en gebruiksanalyse via Google Analytics 4, geladen via Google Tag Manager (uitsluitend na uw toestemming)
• Meting van openbare paginaweergaven en algemene conversiestappen via de Meta Pixel en Meta Conversions API (uitsluitend na uw afzonderlijke marketingtoestemming)
• Foutopsporing en beveiliging

4.2 Wanneer u een account aanmaakt en de medische intake doorloopt

Categorieën persoonsgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, biologisch geslacht
• Inloggegevens (wachtwoord wordt uitsluitend in gehashte vorm opgeslagen)
• Lengte, gewicht, BMI en streefgewicht
• Medische voorgeschiedenis, huidige medicatie en bekende allergieën
• Eventuele eerdere ervaring met GLP-1-medicatie
• Leefstijlinformatie, zoals voedingspatroon, beweging en slaap
• Antwoorden op de intakevragenlijst
• Indien u via een uitnodigingscode bij ons terecht bent gekomen: een referral-cookie (veora_ref) waarin uitsluitend deze code wordt bewaard, zodat het tegoed correct kan worden toegekend

Verwerkingen

• Verzamelen en opslaan van intakegegevens
• Voorleggen van het dossier aan een BIG-geregistreerde arts ter beoordeling
• Vastleggen van de beoordeling in het medisch dossier
• Terugkoppeling van de beoordeling aan u

4.3 Wanneer u een abonnement afsluit en betaalt

Categorieën persoonsgegevens

• Naam, contactgegevens, factuurgegevens
• Type betaalmethode (iDEAL inclusief Wero, creditcard, SEPA-machtiging)
• Transactieverwijzingen en betalingshistorie

Verwerkingen

• Afhandeling van uw betaling via een erkende betaalprovider
• Beheer en verlenging van uw abonnement
• Facturering en boekhouding

4.4 Wanneer wij uw behandeling leveren

Categorieën persoonsgegevens

• Volledig medisch dossier (ziektegeschiedenis, medicatie, labresultaten indien van toepassing)
• Gewichtsvoortgang en welbevinden
• Voorgeschreven geneesmiddelen en doseringswijzigingen
• Consultnotities en behandelplan
• Communicatie tussen u en de zorgverlener

Verwerkingen

• Opstellen en bijhouden van uw medisch dossier
• Voorschrijven van medicatie en aanpassen van de dosering
• Coördinatie met de apotheek voor verstrekking en herhaling
• Monitoring van voortgang, bijwerkingen en behandeluitkomsten
• Follow-up per e-mail of bericht

4.5 Wanneer wij uw identiteit verifiëren

Voor het voorschrijven van receptgeneesmiddelen is identificatie van de patiënt wettelijk vereist. Wij schakelen hiervoor een gespecialiseerde verwerker in.

Categorieën persoonsgegevens

• Type identiteitsdocument (paspoort, ID-kaart, rijbewijs)
• Verificatiestatus en referentiecode
• Burgerservicenummer (BSN), wanneer dit op een Nederlands identiteitsdocument staat en nodig is voor patiëntidentificatie en het recept
• Tijdstip van verificatie

4.6 Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice

Categorieën persoonsgegevens

• Naam, contactgegevens
• De inhoud van uw vraag of bericht
• Relevante accountgegevens en, indien van toepassing, gezondheidsgegevens die u zelf verstrekt

Onze supportchat op de website gebruikt Chatwoot en maakt pas verbinding wanneer u deze opent. Ons supportteam behandelt de berichten die u daar verstuurt via Chatwoot. Wij sturen uw intake-antwoorden, patiëntaccountgegevens of het adres van de pagina die u bezoekt niet automatisch naar deze chat. Gebruik uw beveiligde patiëntaccount voor persoonlijke medische vragen. U kunt ons ook e-mailen zonder de websitechat te openen.

4.7 Wanneer wij de kwaliteit van zorg en patiëntveiligheid borgen

Onder de Wkkgz zijn wij verplicht een systeem van kwaliteitsbewaking en incidentmelding te voeren en een klachtenregeling met een klachtenfunctionaris beschikbaar te stellen.

Verwerkingen

• Registratie en analyse van incidenten en bijna-incidenten (VIM)
• Registratie van vermoedelijke bijwerkingen en doorgifte aan Lareb waar van toepassing
• Afhandeling van klachten door onze klachtenfunctionaris
• Kwaliteitsreviews en audits

4.8 Wanneer wij u informeren over onze diensten (marketing)

Wij benaderen u uitsluitend in de volgende gevallen en onder de volgende voorwaarden:

Bestaande klanten

• Wij mogen u per e-mail informeren over soortgelijke diensten die wij aanbieden, op grond van artikel 11.7 Telecommunicatiewet en artikel 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang).
• In iedere e-mail staat een duidelijke afmeldlink. U kunt zich ook afmelden via support@joinveora.com.

Niet-klanten

• Wij benaderen u uitsluitend met uw voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG).
• U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

4.9 Wanneer wij onze dienst verbeteren en evalueren

Wij gebruiken gegevens over het gebruik van onze website en app om onze dienst te onderhouden, fouten te verhelpen en de gebruikerservaring te verbeteren. Wij gebruiken voor dit doel bij voorkeur geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens.

4.10 Wanneer wij wettelijke verplichtingen nakomen

Categorieën persoonsgegevens

• Gegevens die nodig zijn voor fiscale en boekhoudkundige administratie
• Gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van uw rechten onder de AVG
• Gegevens waarvan verstrekking door een bevoegde autoriteit wordt gevorderd

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienst of op grond van een wettelijke verplichting. Wij onderscheiden twee categorieën ontvangers.

5.1 Verwerkers

Verwerkers verwerken persoonsgegevens in onze opdracht en volgens onze instructies. Bij onze FG kunt u informatie opvragen over de verwerkersovereenkomsten en doorgiftewaarborgen die per aanbieder van toepassing zijn.

Het consent-mechanisme draait via Klaro!, een open-source JavaScript-bibliotheek die volledig in uw browser werkt. Er worden geen persoonsgegevens naar Klaro of de ontwikkelaars daarvan verzonden; om die reden is Klaro geen verwerker in de zin van de AVG.

5.2 Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken

Sommige partijen met wie wij samenwerken bepalen zelf het doel en de middelen van de verwerking. Voor die verwerking zijn zij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Hun eigen privacyverklaring is van toepassing op de gegevens die zij ontvangen.

• Behandelend arts — BIG-geregistreerd, verantwoordelijk voor de medische beoordeling en het medisch dossier, gebonden aan het medisch beroepsgeheim.
• ThuisApotheek — zelfstandig verantwoordelijk voor het afhandelen, bereiden en verstrekken van uw receptgeneesmiddel en voor de daartoe benodigde registraties.
• Mollie — verantwoordelijk als erkende Europese betaalinstelling voor de afhandeling van betalingen.
• iDenfy — verantwoordelijk voor de verwerking van uw identiteitsdocument tijdens het verificatieproces.
• Overheidsinstanties en toezichthouders — zoals de Belastingdienst, IGJ en de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Onze beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar — uitsluitend in geval van een claim of incident.

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Een aantal van onze verwerkers zijn ondernemingen die (mede) in de Verenigde Staten gevestigd zijn of daar een moederbedrijf hebben. Voor de medische gegevens in de kern van onze dienst kiezen wij bewust voor verwerking binnen de EER (Supabase, datacenter Frankfurt). Voor analytische gegevens via Google Analytics 4 en voor enkele verwerkers met een moederbedrijf in de Verenigde Staten vindt doorgifte buiten de EER plaats op basis van Standard Contractual Clauses, in voorkomende gevallen aangevuld met een certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.

De toepasselijke waarborgen hangen af van de aanbieder en de bestemming. Waarborgen voor doorgifte buiten de EER kunnen bestaan uit:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land, waar van toepassing.
• Certificering van de verwerker onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF).
• Aanvullende Standard Contractual Clauses (SCC's) zoals vastgesteld door de Europese Commissie.
• Een Transfer Impact Assessment per doorgifte en passende aanvullende maatregelen (zoals encryptie in rust en onderweg).

Wij minimaliseren de doorgifte van bijzondere persoonsgegevens over gezondheid buiten de EER.

U kunt bij onze FG een overzicht opvragen van de actuele doorgiften en de specifieke waarborgen die daarvoor gelden.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor wij ze verwerken, tenzij de wet ons een langere bewaartermijn voorschrijft. De belangrijkste termijnen:

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, aantasting of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van gegevens in rust en in transport (TLS 1.3, versleutelde opslag).
• Toegangsrechten op basis van rol (patiënt, arts, beheerder) met het principe van minimale rechten.
• Row-level security op de database, zodat een patiënt uitsluitend zijn of haar eigen gegevens kan zien.
• Tweefactorauthenticatie voor alle medewerkers die toegang hebben tot medische gegevens.
• Logging en monitoring van toegang tot bijzondere persoonsgegevens.
• Periodieke beveiligingsreviews, penetratietests en afhankelijkheidsscans.
• Verwerkersafspraken en beveiligingseisen per aanbieder; details zijn op te vragen bij onze FG.
• Een incidentresponsprocedure met een vaste meldroute naar de FG en, waar nodig, naar de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.
• Training van medewerkers in privacy en beveiliging.

Wij beoordelen onze maatregelen regelmatig en passen ze aan wanneer dat nodig is.

Wanneer u website-support opent, gebruiken wij sessieopslag in uw browser (veora-support-session) om het gesprek beschikbaar te houden terwijl u in hetzelfde tabblad verder bladert. Deze opslag dient voor de chat die u opende, niet voor advertenties. Chatwoot gebruikt daarnaast browseropslag binnen de ingesloten chat en het helpcentrum om deze functies te laten werken.

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Onder de Telecommunicatiewet maken wij onderscheid tussen strikt noodzakelijke cookies (waarvoor geen toestemming nodig is) en alle overige cookies (waarvoor uitdrukkelijke toestemming vereist is).

Voor het beheer van uw cookietoestemming gebruiken wij Klaro!, een open-source JavaScript-bibliotheek die volledig binnen uw browser draait. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen of intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

Een volledig overzicht van alle cookies en vergelijkbare technologieën die wij gebruiken, met per cookie de naam, aanbieder, doel, categorie en bewaartermijn, vindt u in onze afzonderlijke cookieverklaring op joinveora.com/cookies.

Wij nemen op dit moment geen geautomatiseerde besluiten in de zin van artikel 22 AVG die rechtsgevolgen voor u hebben of u in aanmerkelijke mate treffen. Alle medische beoordelingen en behandelbesluiten worden genomen door een BIG-geregistreerde arts.

Wij gebruiken profilering in beperkte mate voor het verbeteren van onze dienst en voor de communicatie over soortgelijke diensten aan bestaande klanten (bijvoorbeeld segmentatie op basis van stadium in het programma). Deze profilering heeft geen rechtsgevolgen en u kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken via support@joinveora.com.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@joinveora.com of naar de FG. Wij reageren binnen één maand. Deze termijn kunnen wij bij complexe of veelvuldige verzoeken verlengen met twee maanden (artikel 12 lid 3 AVG); wij informeren u dan over de verlenging en de reden.

• Recht op inzage (artikel 15 AVG) — u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, samen met aanvullende informatie over de verwerking.
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Recht op wissen (artikel 17 AVG) — u kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om verwijdering. Dit recht is beperkt door onze wettelijke dossierplicht onder de WGBO.
• Recht op beperking (artikel 18 AVG) — u kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om een tijdelijke beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG) — u kunt de gegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen en doorsturen naar een andere dienstverlener.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG) — u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 AVG) — waar de verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze op elk moment intrekken. De rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking blijft in stand.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren voordat wij uw verzoek uitvoeren. Wij brengen voor het uitoefenen van uw rechten geen kosten in rekening, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken (artikel 12 lid 5 AVG).

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten via support@joinveora.com of via onze FG. Wij nemen elke klacht serieus en streven naar een passende oplossing.

Als u er met ons niet uitkomt, kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Voor klachten over de zorgverlening zelf (niet over de verwerking van uw gegevens) verwijzen wij naar onze afzonderlijke klachtenregeling onder de Wkkgz, beschikbaar op onze website. U kunt zich daar eerst wenden tot onze klachtenfunctionaris. Leidt dit niet tot een oplossing, dan kunt u zich richten tot de Geschilleninstantie waarbij wij zijn aangesloten.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van onze dienst, bij de inzet van nieuwe verwerkers of bij wijziging van wet- of regelgeving. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op joinveora.com/privacy, met vermelding van versienummer en datum.

Bij materiële wijzigingen informeren wij u actief per e-mail en, waar relevant, met een duidelijke melding op de website. Aan wijzigingen die uw rechten wezenlijk raken, geven wij een redelijke aanpassingstermijn.

Voor alle vragen, verzoeken en opmerkingen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen: